Yrittäjän arki ei yleensä kaadu yhteen vaikeaan tehtävään, vaan siihen, että pienet hallintoasiat jäävät roikkumaan: kuitti on väärässä paikassa, kirjanpidon aineisto odottaa siirtämistä ja veroilmoituksen valmistelu siirtyy taas myöhemmäksi. Minulle Kletta näyttäytyy ennen kaikkea työkaluna tähän jatkuvaan kitkaan. Se on Kletta Ltd:n kehittämä yrityssovellus, joka kokoaa yrityksen hallintoon, kirjanpitoon ja veroilmoituksiin liittyvää tekemistä samaan kokonaisuuteen.

Pidän lähtökohdasta, koska yrittäjä ei useinkaan tarvitse lisää irrallisia sovelluksia. Hän tarvitsee yhden selkeän paikan, josta yrityksen talousasiat voi ottaa haltuun silloin, kun aikaa on vähän. Kletta on ilmainen, ja sen ikäraja on merkitty vanhempien valvonnassa. Sovellus on saatavilla Androidille vähintään version 8.0 laitteilla, joten se ei vaadi aivan uutta puhelinta.

Mihin Kletta sopii ensimmäisenä

Ensimmäinen hyöty tulee siitä, että yrityksen hallintoa voi lähestyä käytännön tehtävien kautta eikä taloushallinnon ammattisanaston kautta. Kun avaan sovelluksen, ajattelen vähemmän sitä, mikä kirjanpidon tekninen termi pitäisi valita, ja enemmän sitä, mikä asia yrityksessäni on juuri nyt hoidettava. Tämä on tärkeä ero yksinyrittäjälle, joka tekee laskutusta, myyntiä ja hallintoa usein saman päivän aikana.

Kletta ei ole minulle vain paikka, johon tietoja viedään jälkikäteen. Sen arvo riippuu siitä, otetaanko se mukaan omaan rutiiniin heti tapahtuman yhteydessä. Jos kuitit ja yrityksen taloustiedot käsitellään vasta kuukauden lopussa, sovellus ei yksin poista viivettä. Jos taas käytän sitä pienissä erissä, hallinnollinen työ muuttuu lyhyiksi tarkistuksiksi pitkän selvitysurakan sijaan.

Ensimmäinen käyttöönottokerta kannattaa tehdä rauhassa. Yrityksen perustiedot, hallinnolliset valinnat ja oma työskentelytapa on hyvä käydä läpi ennen kuin sovelluksesta tekee päivittäisen työkalun. Käytännössä tämä tarkoittaa, että päätän etukäteen, käsittelenkö kuitit heti ostoksen jälkeen, kerran päivässä vai tiettynä viikonpäivänä. Ilman tällaista tapaa myös hyvä sovellus voi jäädä vain yhdeksi kuvakkeeksi puhelimen näytölle.

Minusta hyödyllisin aloitus on rakentaa yksi selkeä työnkulku: tapahtuma syntyy, tieto kirjataan, aineisto tarkistetaan ja asia merkitään hoidetuksi. Tällainen järjestys vähentää sitä riskiä, että sama kuitti tai yrityksen kulu jää epähuomiossa kahteen paikkaan. Samalla huomaan nopeammin, jos jokin tieto vaatii myöhemmin tarkennusta.

Ensimmäinen viikko kannattaa käyttää rutiinin testaamiseen

En aloittaisi siirtämällä koko yrityksen historiaa kerralla. Parempi tapa on ottaa muutama tavallinen tapahtuma ja katsoa, miltä niiden käsittely tuntuu puhelimella. Näin selviää nopeasti, onko Kletta luonteva juuri omassa arjessa vai kaipaanko työskentelyyn enemmän tietokonetta, laajempia raportteja tai kirjanpitäjän jatkuvaa osallistumista.

Samalla kannattaa tarkistaa, että omat tiedot ovat johdonmukaisia. Yrityksen nimi, tapahtuman kuvaus ja kulun tarkoitus vaikuttavat siihen, kuinka helposti myöhemmin ymmärrän, mitä olen kirjannut. Tämä on pieni mutta tärkeä käytännön huomio: epäselvä merkintä voi säästää minuutin tänään ja maksaa paljon enemmän aikaa silloin, kun asioita tarkistetaan jälkikäteen.

Toinen hyvä tapa on erottaa kiireellinen ja taustalla tehtävä työ. Päivän aikana käsittelen vain uudet tapahtumat ja jätän pidemmän kokonaisuuden tarkastelun sovittuun hetkeen. Näin sovellus ei ala hallita työpäivää, vaan tukee sitä. Kletta on parhaimmillaan silloin, kun se pienentää hallinnon vaatimaa huomiota eikä lisää jatkuvia tarkistuspaikkoja.

Arjen tilanne: yrittäjä liikkeellä

Kuvittelen tavallisen päivän, jossa teen asiakastyötä kodin ulkopuolella. Matkaan liittyy pieniä yrityksen kuluja, ja illalla pitäisi vielä muistaa, mikä niistä liittyi mihinkin työhön. Jos jätän kaiken paperikuitteihin tai viesteihin itselleni, muistaminen muuttuu myöhemmin tulkinnaksi. Klettan käyttökelpoisuus näkyy juuri siinä, että asian voi käsitellä silloin, kun tapahtuma on vielä tuoreena mielessä.

Tässä työnkulussa säästyy muutakin kuin naputtelua. Säästän myöhemmän muistamisen vaivan ja vähennän epävarmuutta siitä, oliko kulu yrityksen vai henkilökohtainen. Käytännön vinkkini on lisätä kuvaukseen sellainen sana tai lyhyt selite, joka kertoo käyttötarkoituksen vielä viikkojen päästä. Pelkkä “ostos” ei auta, mutta asiakkaaseen, matkaan tai työvälineeseen liittyvä täsmennys auttaa.

Jos työpäivä on kiireinen, kaikkea ei tarvitse yrittää viimeistellä samalla hetkellä. Tärkeintä on muodostaa itselle luotettava tapa varmistaa, ettei keskeneräinen asia katoa. Kletta voi toimia tässä muistipisteenä, mutta käyttäjän pitää silti itse huolehtia siitä, että keskeneräiset tapahtumat käydään loppuun. Ajansäästö syntyy järjestyksestä, ei pelkästä sovelluksen asentamisesta.

Kun kirjanpidon valmistelu ei jää kuukauden loppuun

Monelle pienyrittäjälle kirjanpitoon liittyvä työ tuntuu raskaalta juuri siksi, että sitä tehdään liian harvoin. Kun tapahtumia kertyy pitkältä ajalta, jokainen merkintä vaatii muistamista ja tarkistamista. Kletta sopii paremmin jatkuvaan pienimuotoiseen käsittelyyn: teen asian silloin, kun se tulee vastaan, ja pidän kokonaisuuden liikkeessä.

Tämä ei tarkoita, että sovellus poistaisi kaiken kirjanpidollisen harkinnan. Se voi kuitenkin tehdä aineiston kokoamisesta hallittavampaa. Minulle tärkeä ero on se, että sovellus auttaa valmistelussa, mutta yrittäjän on edelleen ymmärrettävä, mitä yrityksessä tapahtuu ja millä perusteella tiedot kirjataan. Jos talous on monimutkainen, asiantuntijan tuki on edelleen järkevämpi ratkaisu kuin yrittää ratkaista kaikki itse.

Hyvä työskentelytapa on tehdä viikoittainen tarkistus, jossa katson käsitellyt ja keskeneräiset asiat rinnakkain. En odota, että jokainen päivä on täydellinen. Sen sijaan pyrin siihen, ettei keskeneräisten asioiden määrä kasva huomaamatta. Tämä on yksi Klettan kiinnostavimmista käyttötavoista: se voi muuttaa kirjanpidon valmistelun satunnaisesta urakasta säännölliseksi ylläpidoksi.

Veroilmoitukseen valmistautuminen ajoissa

Veroilmoitukseen liittyvä stressi syntyy usein siitä, että tietoja aletaan etsiä liian myöhään. Kun vuoden tapahtumat ovat hajallaan kuiteissa, sähköposteissa ja muistiinpanoissa, kokonaisuuden tarkistaminen on hidasta. Kletta on hyödyllinen silloin, kun sitä käytetään koko vuoden ajan eikä vasta ilmoituksen lähestyessä.

Minun vinkkini on tarkistaa säännöllisesti, että tapahtumien kuvaukset ovat ymmärrettäviä myös jälkikäteen. Samalla kannattaa kiinnittää huomiota poikkeuksiin: jos jokin kulu on tavallista suurempi tai liittyy useampaan tarkoitukseen, se kannattaa käsitellä huolellisemmin kuin tavallinen toistuva meno. Näin veroilmoituksen valmisteluun ei jää pelkkää mekaanista selaamista.

On silti tärkeää pitää odotukset realistisina. Yrityksen veroasiat eivät muutu automaattisesti yksinkertaisiksi vain siksi, että käytössä on yksi sovellus. Kletta voi auttaa kokoamaan ja hallitsemaan tietoja, mutta se ei korvaa omaa vastuuta, kirjanpitäjän tarkistusta tai verotuksen erityisosaamista tilanteissa, joissa yrityksen rakenne tai tapahtumat ovat tavallista monimutkaisempia.

Missä kitka oikeasti vähenee

Klettan suurin vahvuus on mielestäni siirtymien vähentäminen. Kun yrityksen hallintoon, kirjanpitoon ja veroilmoituksiin liittyvä työ on jaettu moneen eri paikkaan, aikaa kuluu kirjautumiseen, tiedon etsimiseen ja sen muistamiseen, mitä missäkin järjestelmässä tehtiin. Yhden sovelluksen lähestymistapa voi tehdä pienyrittäjän arjesta rauhallisemman.

Erityisesti yksinyrittäjä hyötyy siitä, että työkalun käyttö ei vaadi erillistä taloushallinnon työpöytää. Puhelin kulkee mukana, ja lyhyt käsittelyhetki on helpompi sijoittaa päivään kuin pitkä ilta tietokoneen ääressä. Tämä ei tee mobiilikäytöstä automaattisesti parempaa kaikille, mutta se sopii liikkuvaan työhön ja yrittäjälle, joka haluaa hoitaa pienet asiat heti.

Toinen hyöty liittyy mielen kuormitukseen. Kun tiedän, mihin yrityksen talousasia kuuluu ja milloin käsittelen sen, minun ei tarvitse pitää kaikkea mielessä. Tämä on näkymätön mutta todellinen säästö. Hallinto ei vie vain minuutteja, vaan myös huomiota. Hyvä työnkulku vapauttaa keskittymistä asiakkaisiin ja varsinaiseen työhön.

Kolmas käytännön oivallus on käyttää sovellusta tarkistuslistan tapaan, ei vain arkistona. Kun palaan tapahtumiin säännöllisesti, huomaan puuttuvat kuvaukset, epäselvät kulut ja keskeneräiset kohdat ennen kuin niistä tulee isompi ongelma. Tämä tekee Klettasta hyödyllisemmän kuin pelkkä paikka, johon tietoja säilötään kerran kuukaudessa.

Milloin tavallinen vaihtoehto voi olla parempi

Kletta ei ole automaattisesti paras ratkaisu jokaiselle yritykselle. Jos teen paljon laskutusta, tarvitsen laajoja raportteja, työskentelen usean käyttäjän kanssa tai haluan erittäin yksityiskohtaisen yritystalouden järjestelmän, perinteinen taloushallinnon ohjelmisto voi olla sopivampi. Tietokoneella käytettävä ratkaisu tarjoaa usein enemmän tilaa monimutkaisten tietojen tarkasteluun.

Myös kirjanpitäjän kanssa työskentelevälle käyttäjälle tärkeintä on yhteensopiva työnjako. Jos oma asiantuntijani käyttää tiettyä järjestelmää ja haluaa aineiston tietyssä muodossa, minun kannattaa arvioida Klettaa sen perusteella, helpottaako se yhteistyötä vai synnyttääkö se uuden välivaiheen. Ilmainen hinta on hyvä lähtökohta, mutta se ei yksin ratkaise työnkulun toimivuutta.

Jos taas haluan vain seurata yrityksen rahatilannetta ilman kirjanpitoon tai veroilmoituksiin liittyvää valmistelua, Kletta voi tuntua laajemmalta kuin tarvitsen. Silloin yksinkertainen laskentataulukko tai pankin oma seuranta saattaa riittää. Minusta sovellus on järkevimmillään yrittäjälle, joka haluaa pitää hallinnon järjestyksessä mutta ei halua rakentaa kaikkea itse monesta erillisestä työkalusta.

Käyttökokemus, luotettavuus ja odotukset

Klettan julkaisuajankohta on 27.5.2022, ja nykyinen versio on 2.70.0. Nämä tiedot kertovat, että sovellusta on kehitetty eteenpäin, mutta en tekisi päätöstä pelkän versionumeron perusteella. Yrityksen talousasioissa tärkeämpää on, tuntuuko oma päivittäinen työnkulku selkeältä ja pystynkö palaamaan tietoihin ilman jatkuvaa epävarmuutta.

Sovelluksen keskimääräinen arvio on 3,8, ja arvioita on kertynyt noin 33. Myös asennuksia on yli 10 tuhatta. Näen tämän merkkinä siitä, että Kletta on löytänyt käyttäjiä, mutta en pitäisi sitä yksin laatutakuuna. Yrityssovelluksessa oma käyttötapa ratkaisee paljon: sama käyttöliittymä voi tuntua yhdestä yrittäjästä helpolta ja toisesta liian rajatulta.

Luotettavuuden kannalta tekisin alussa pieniä tarkistuksia. Varmistaisin, että kirjaamani tapahtumat näkyvät odotetusti, että osaan palata aikaisempiin tietoihin ja että ymmärrän, mitkä asiat ovat valmiita ja mitkä vielä kesken. En jättäisi tärkeää ilmoitusta viimeisen mahdollisen hetken varaan minkään sovelluksen kanssa. Tämä ei ole Klettan erityinen heikkous, vaan järkevä toimintatapa talousasioissa.

Puhelimella työskentelyssä on myös oma kompromissinsa. Se on nopeaa pienissä tehtävissä, mutta pitkien kokonaisuuksien tarkistaminen voi tuntua ahtaammalta kuin suurella näytöllä. Siksi käyttäisin Klettaa päivittäiseen ylläpitoon ja tarkistaisin laajemmat kokonaisuudet rauhallisena ajankohtana. Jos kaikki työni liittyy suuriin tietomääriin, mobiilipainotteinen tapa ei välttämättä ole minulle tehokkain.

Kuka saa sovelluksesta eniten irti

Suosittelisin Klettaa erityisesti yksinyrittäjälle, jonka yrityksen taloushallinto on melko suoraviivaista ja joka haluaa vähentää paperien, muistutusten ja erillisten työkalujen määrää. Se sopii myös yrittäjälle, joka tekee töitä liikkeellä ja haluaa käsitellä yrityksen tapahtumia silloin, kun ne ovat vielä tuoreita.

En suosittelisi sitä ensimmäiseksi vaihtoehdoksi yritykselle, jossa on paljon käyttäjiä, monimutkaisia talousprosesseja tai tarve erittäin laajalle raportoinnille. Myös käyttäjän, joka ei halua itse osallistua kirjanpidon valmisteluun lainkaan, kannattaa ensisijaisesti keskustella sopivasta palvelusta kirjanpitäjän kanssa.

Oma suositukseni on aloittaa yhdestä toistuvasta ongelmasta. Jos suurin vaiva on kuittien ja yrityksen kulujen unohtuminen, testaan Klettaa niiden käsittelyyn. Jos taas ongelma on monimutkaisten talousraporttien tarve, valitsen suoraan siihen suunnitellun järjestelmän. Näin sovellusta ei arvioida lupauksena kaikesta, vaan työkaluna tiettyyn tarpeeseen.

Lopullinen arvio yrittäjän näkökulmasta

Kletta onnistuu ajatuksessa, joka on pienyrittäjälle aidosti tärkeä: yrityksen hallintoa pitäisi voida hoitaa ilman, että jokainen pieni tehtävä muuttuu erilliseksi projektiksi. Sen hyöty näkyy parhaiten toistuvassa arjessa, jossa tapahtumat käsitellään ajallaan, kuvaukset pidetään selkeinä ja keskeneräiset asiat tarkistetaan säännöllisesti.

Ilmaisuus tekee kokeilemisesta helppoa, ja Androidin vähintään 8.0 käyttöjärjestelmävaatimus pitää laitetyyppien kynnyksen kohtuullisena. Kehittäjä Kletta Ltd on suunnannut sovelluksen yrityksen hallintaan, kirjanpidon valmisteluun ja veroilmoituksiin, joten kyse ei ole vain yleisestä muistiinpanotyökalusta. Silti käyttäjän kannattaa arvioida, kuinka hyvin sovellus sopii omaan kirjanpitäjään, yrityksen kokoon ja raportointitarpeisiin.

Minun silmissäni Kletta on parhaimmillaan, kun sen avulla poistetaan yksi jatkuva riesa: tietojen kerääminen ja hallinnon muistaminen viime hetkellä. Se ei tee yrittäjästä kirjanpidon ammattilaista eikä korvaa asiantuntijaa vaikeissa tilanteissa. Se voi kuitenkin säästää aikaa, vähentää hajallaan olevan tiedon aiheuttamaa stressiä ja tehdä pienistä talousasioista helpommin hallittavia.

Jos haluat pitää yrityksen perusasiat liikkeessä puhelimella ja olet valmis luomaan itsellesi säännöllisen käsittelyrutiinin, Kletta on kokeilemisen arvoinen. Jos tarvitset raskaan taloushallinnon kokonaisuuden, usean käyttäjän työnkulut tai erittäin yksityiskohtaiset raportit, valitsisin toisenlaisen ratkaisun. Oikeassa tilanteessa tämä sovellus ei säästä aikaa yhdellä näyttävällä toiminnolla, vaan pienentämällä kitkaa joka päivä.

Kohokohdat

• Selkeä käyttöliittymä
• jonka perustoiminnot löytyvät nopeasti.
• Sovellus toimii sujuvasti myös vanhemmilla yhteensopivilla laitteilla.
• Ilmoitukset auttavat pysymään ajan tasalla tärkeistä tapahtumista.
• Sisällön jakaminen onnistuu kätevästi suoraan sovelluksesta.
• Käyttöönotto on nopea eikä vaadi pitkää opettelua.

---

Rajoitukset

• Osa ominaisuuksista voi edellyttää rekisteröitymistä tai kirjautumista.
• Ilmaisversion mahdolliset rajoitukset voivat tulla vastaan aktiivisessa käytössä.
• Asetusten määrä on melko rajallinen vaativille käyttäjille.
• Suomenkielinen tuki tai sisältö ei välttämättä ole kattava.
• Toiminta voi vaihdella laitteen ja käyttöjärjestelmän version mukaan.

Usein kysytyt kysymykset

Mikä Kletta on ja mihin sitä käytetään?

Kletta on sovellus, jonka tarkoitus ja tärkeimmät toiminnot kannattaa tarkistaa sovelluskaupasta ennen lataamista, sillä palvelun sisältö voi vaihdella käyttöjärjestelmän ja alueen mukaan. Käyttöliittymään tutustuttaessa on hyvä kiinnittää huomiota siihen, miten sovellus järjestää päätoiminnot, millaisia ilmoituksia se lähettää ja tarvitseeko se käyttäjätilin. Näin saat paremman käsityksen siitä, sopiiko Kletta omiin tarpeisiisi.

Onko Kletta ilmainen käyttää?

Klettan lataaminen voi olla ilmaista, mutta sovelluksessa saattaa olla maksullisia ominaisuuksia, tilauksia tai muita sovelluksen sisäisiä ostoja. Tarkista ennen käyttöönottoa sovelluskaupan hintatiedot, tilausjaksot ja mahdollinen automaattinen uusiminen. Jos sovellus tarjoaa kokeilujakson, lue ehdot huolellisesti, sillä kokeilun päättyessä maksu voidaan veloittaa automaattisesti käytetyn maksutavan kautta.

Mitä käyttöoikeuksia Kletta pyytää?

Ennen kuin hyväksyt käyttöoikeudet, tarkista, mitä tietoja Kletta tarvitsee ja ovatko pyynnöt sovelluksen toiminnan kannalta perusteltuja. Sovellus voi esimerkiksi pyytää pääsyä ilmoituksiin, tallennustilaan, kameraan, sijaintiin tai käyttäjätilin tietoihin. Kaikkia oikeuksia ei yleensä tarvitse hyväksyä heti. Voit tarkistaa ja muuttaa niitä myöhemmin Androidin tai iOS:n asetuksista, jos käyttöjärjestelmä sallii sen.

Toimiiko Kletta Android- ja iOS-laitteilla?

Klettan saatavuus voi riippua laitteesta, käyttöjärjestelmän versiosta ja käyttäjän sijainnista. Tarkista sovelluksen virallinen Google Play- tai App Store -sivu ennen lataamista ja varmista, että puhelimesi täyttää vähimmäisvaatimukset. Vanhemmilla laitteilla sovellus voi toimia hitaammin tai jotkin ominaisuudet voivat puuttua. Päivitetty käyttöjärjestelmä ja riittävä tallennustila auttavat yleensä välttämään asennusongelmia.

Onko Kletta turvallinen ja miten se käsittelee henkilötietoja?

Klettan turvallisuutta kannattaa arvioida tarkistamalla kehittäjän tiedot, sovelluskaupan käyttäjäarvostelut, viimeisimmän päivityksen ajankohta sekä tietosuojakäytäntö. Kiinnitä huomiota siihen, mitä henkilötietoja kerätään, käytetäänkö niitä mainontaan ja jaetaanko niitä kolmansille osapuolille. Älä syötä sovellukseen arkaluonteisia tietoja ennen kuin olet ymmärtänyt ehdot. Lataa Kletta vain virallisesta sovelluskaupasta ja pidä sovellus ajan tasalla.